Ms ACCESS - Parte II

En este segunda parte de access compartiré con ustedes los conocimiento que fui adquiriendo al hacer la base de datos "Clínica Médica" propuesto por el profesor de la Cátedra Informática.

C24: Como crear una tabla de datos

E1: Abrir Base de Datos

Para crear una tabla, debemos abrir una Base de Datos en blanco, en la cual debemos establecer el nombre que le queremos dar a la misma y luego hacer clic sobre "Crear" como muestra la imagen:

E2: Para Crear una Tabla.

Debemos presionar sobre la pestaña "Crear" y seleccionamos "Tabla".

E3: Agregar Campos.

Para agregar campos a la tabla que creamos previamente, debemos escribir los datos deseados haciendo clic en "Agregar nuevo campo".

C25: Clave Principal

E1: Abrir "Vista Diseño"

Desde esta vista debemos seleccionar el campo que se desea establecer como clave principal, una vez seleccionado, se debe cliquear sobre " Clave Principal".

E2: Eliminar Clave Principal

Debemos ir nuevamente a la "Vista Diseño", ubicarnos en el campo que tiene asignada la clave principal, luego hacer clic sobre el icono "Clave Principal" e instantáneamente se eliminara.

C26: Crear relaciones entre tablas

E1: Primero hay que dirigirse a la pestaña "Herramientas de base de datos" y seleccionar la opción "Relaciones". Allí aparecerá un cuadro con todas las tablas que confeccionamos anteriormente, seleccionamos las tablas de deseamos y hacemos clic en "Agregar".

                                                   

E2: Una vez que agregamos las tablas, debemos arrastrar un campo de una tabla, al campo equivalente de la otra tabla y así con cada tabla que queremos relacionar. Cuando realizamos este paso, nos aparece el siguiente cuadro, en el cual debemos seleccionar:

• Exigir integridad referencial
• Actualizar en cascada los campos relacionados y luego clic en "Crear".

                                                                   

E3: Luego Muestra la relación creada:

E4: Eliminar relaciones
Eliminar las relaciones es un paso muy sencillo de realizar. Debemos posicionarnos sobre la linea que relaciona las tablas y hacer clic derecho sobre ella, luego elegimos la opción "Eliminar".

E5: Modificar tipo de combinación de una relación.

Se debe realizar haciendo doble clic sobre la linea que relaciona las tablas que queremos modificar, luego debemos elegir la opción "Tipo de combinación" allí se abre una ventana donde muestra 3 tipos de opciones:

C27: Formularios

E1: Crear formulario.
Ms access ofrece diferentes formas de crear un formulario, en mi caso voy a elegir la opción "Asistente para formulario". Para ello, debemos ir a "crear", luego a "Mas formularios" y por ultimo hacer clic en "Asistente para formularios".

E2: Luego se abre un cuadro donde elegimos los campos que queremos que contenga el formulario, también que distribución deseamos aplicarle al formulario, así como también el estilo de Etiquetas y por ultimo el título del mismo y una vez configuradas seleccionamos "Finalizar".

E3:
Para diseñar el formulario a nuestro gusto, vamos a la Vista Diseño y allí podremos hacerles las modificaciones que consideremos necesarias.

C28: Añadir Foto a los Formularios

E1: Para colocar una foto debemos hacer doble clic sobre la tabla a la que queremos insertarle la imagen, luego vamos a "Vista Diseño" y le agregamos un campo más a la tabla, donde dice tipos de datos, seleccionamos "Objeto OLE" y cerramos para que se guarden los cambios.

E2: Luego abrimos el formulario, estando en Vista Diseño, vamos a "Agregar campo existente" y arrastramos hasta el formulario el campo creado anteriormente, por ejemplo Foto_Cliente

E3: Una vez realizado los pasos anteriores, hay que ir a "Vista Formulario" y en el espacio en blanco donde va la foto hacer clic derecho y elegir "Insertar Objeto..."

C29: Crear una Consulta

E1: Debemos ir a la pestaña "crear", luego seleccionamos "Asistente para consultas".Allí nos muestra los diferentes tipos de consultas que podemos realizar, seleccionamos la deseada y seguimos los pasos indicados hasta crearla.

E2: Consulta con criterios.Cuando queremos crear una consulta que abarque solo algunos criterios definidos por el usuario, primero debemos posicionarnos sobre la tabla que queremos hacer la consulta, luego ir a "Crear" y hacer clic sobre "Diseño de Consulta", elegimos las tablas y nos dirigimos a la tarde inferior de la misma, donde dice "Criterios" y escribimos la orden que deseamos que realice.Ejemplo Neptuno:

C30: Informes

E1: Para crear un informe nos dirigimos a la pestaña "Crear" y seleccionamos "Asistente para Informes", seguidamente debes continuar con los pasos establecidos por el asistente para continuar con la creación. Se debe saber con anticipación que datos de las tablas queremos seleccionar.

E2: Diseño del Informe:

Para una mejor presentación a los Informes se les puede cambiar el diseño, para ello debemos estar en la vista Diseño, una vez allí vamos a "Herramientas de diseño de Informes"  y realizamos las modificaciones a nuestra elección.

Fuentes: 

F1:Tutorial otorgado por la cátedra

Reflexión: 
Debo decir que me llevo mucho tiempo lograr entender Access, es una herramienta muy completa y  al no tener conocimientos previos sobre la misma, me fue muy dificultoso aprender a utilizar las aplicaciones que ofrece. 
Pero debo destacar que es muy importante el programa y que seguramente me va a servir mucho para trabajar en cualquier organización, ya que hace mas sencilla y rápida la realización de muchas tareas.   

Ms Access 2007 - Teoría-

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente consultadas por una interfaz grafica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Una base de datos: es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. 
Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.

Componente de una base de datos: campo, registro, tabla y base de datos integral.

Un CAMPO es el elemento más pequeño de información (conj. de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.
Los campos se disponen en conjuntos llamados REGISTROS. Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y la ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.
Este conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupan en Access en lo que se denomina una TABLA. Por ejemplo, si el cuarto campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.
Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.
Access incorpora un nuevo concepto; el de la BASE DE DATOS INTEGRAL o también llamado archivo contenedor porque en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos. Un OBJETO es algo que es posible seleccionar y manipular como una unidad identificable.

Tipos de datos que se pueden utilizar en un campo de una tabla.

A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.Los diferentes tipos de datos de Access son:

Clave principal

Al ser los registros información sobre los atributos de algo o alguien, para no confundirse entre sí se acostumbra a elegir uno de los campos (o a un conjunto de campos) como la clave primaria. Esta clave primaria es la que permite identificar de manera única e inequívoca un registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos (o en blanco).
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.

Una consulta

Una consulta es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, o como base para formularios e informes. A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respuestas dinámicas.

Formularios

Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
Los formularios pueden ser utilizados para ver y para modificar datos. Pueden ser diseñados para mostrar todos los campos de un registro en una sola pantalla (si la cantidad lo permite) y en el que podremos incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Ejemplo de un formulario:

Un informe

Un informe es información, organizada según el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. La variedad de formas en que se puede presentar la información es casi infinita.
Mediante un informe podemos mostrar la información en detalle, separada por grupos (por ejemplo los que pertenecen a cada provincia) con sus correspondientes totales, y dentro de ellos los sub-grupos correspondientes a las distintas localidades de cada provincia.

Fuentes:

• http://es.wikipedia.org/wiki/Base_de_datos
• http://informatica-sinlimites.blogspot.com.ar/2011/01/que-es-access.html
• Material otorgado por la cátedra

Reflexión: 
Access 2007 es una herramienta para crear bases de datos, muy útil para cualquier empresa u organización. 
Lo primero que hicimos fue empezar a leer un poco sobre la herramienta para comprender de que se trataba y luego empezar a poner en práctica lo que vimos en la teoría  Creo que si no hubiésemos visto con anticipación algunos conceptos, hubiera sido muy difícil realizar la práctica.