miércoles, 21 de agosto de 2013

Ms Access 2007 - Teoría-

Access es un programa, utilizado en los sistemas operativos Microsoft Windows, para la gestión de bases de datos creado y modificado por Microsoft y orientado a ser usado en entornos personales o en pequeñas organizaciones. Es un componente de la suite Microsoft Office. Permite crear ficheros de bases de datos relacionales que pueden ser fácilmente consultadas por una interfaz grafica sencilla. Además, estas bases de datos pueden ser consultadas por otros programas. Este programa permite manipular los datos en forma de tablas (formadas por filas y columnas), crear relaciones entre tablas, consultas, formularios para introducir datos e informes para presentar la información.

Una base de datos: es una colección de información organizada de forma que un programa de ordenador pueda seleccionar rápidamente los fragmentos de datos que necesite. Una base de datos es un sistema de archivos electrónico.
Las bases de datos tradicionales se organizan por campos, registros y archivos. 
Por ejemplo, una guía de teléfono es análoga a un archivo. Contiene una lista de registros, cada uno de los cuales consiste en tres campos: nombre, dirección, y número de teléfono.


Componente de una base de datos: campo, registro, tabla y base de datos integral.


Un CAMPO es el elemento más pequeño de información (conj. de caracteres) de la que se compone una base de datos. Esta parte contiene un único dato, como por ejemplo un precio, un nombre, un tipo documental, un color, un número, etc. Todos los campos están identificados por un nombre de campo.
Los campos se disponen en conjuntos llamados REGISTROS. Cada registro está compuesto por los mismos campos, y en la misma disposición; solo cambia el contenido, pero permanece invariable la longitud y la ubicación de cada uno de los datos en todos los registros.
Este conjunto de registros idénticos en cuanto a su formato, se agrupan en Access en lo que se denomina una TABLA. Por ejemplo, si el cuarto campo del registro es el precio, todos los registros de una misma tabla contendrán en ese lugar, distintos valores numéricos correspondientes al precio de cada producto o artículo.
La denominación de tabla se debe a su organización en forma de filas y columnas.
Cada fila o renglón contiene los datos de un único registro, dispuestos uno al lado del otro, por lo que, siguiendo hacia abajo, en cada columna encontramos un determinado campo de cada uno de los registros de la tabla. Los nombres de los campos aparecen en la parte superior de la tabla y nos sirven como medio para hacer referencia al dato contenido en el campo.
Access incorpora un nuevo concepto; el de la BASE DE DATOS INTEGRAL o también llamado archivo contenedor porque en él se agrupan todo lo necesario para el manejo de la información referente a un determinado tema: tablas, consultas, formularios, informes, macros, módulos, páginas. Estos elementos se denominan en Access objetos. Un OBJETO es algo que es posible seleccionar y manipular como una unidad identificable.

Tipos de datos que se pueden utilizar en un campo de una tabla.


A la hora de crear un campo en una tabla, hay que especificar de qué tipo son los datos que se van a almacenar en ese campo.Los diferentes tipos de datos de Access son:




Clave principal

Al ser los registros información sobre los atributos de algo o alguien, para no confundirse entre sí se acostumbra a elegir uno de los campos (o a un conjunto de campos) como la clave primaria. Esta clave primaria es la que permite identificar de manera única e inequívoca un registro. La clave principal no puede contener valores duplicados, ni valores nulos (o en blanco).
Access utiliza campos de clave principal para asociar rápidamente los datos de varias tablas y combinar esos datos de forma significativa. Este enfoque funciona porque una vez definida la clave principal, se puede utilizar en otras tablas para hacer referencia a la tabla que contiene la clave principal.






Una consulta

Una consulta es una pregunta acerca de la información contenida en una o varias tablas. Se pueden utilizar las consultas para ver y analizar datos, o como base para formularios e informes. A la respuesta de la consulta se la denomina hoja de respuestas dinámicas.

Formularios


Un formulario es generalmente una hoja de papel en la que disponemos de lugares en blanco para introducir la información, con un campo separado para cada dato.
Los formularios pueden ser utilizados para ver y para modificar datos. Pueden ser diseñados para mostrar todos los campos de un registro en una sola pantalla (si la cantidad lo permite) y en el que podremos incluir también material gráfico (fotos) y sonidos.

Ejemplo de un formulario:



Un informe

Un informe es información, organizada según el criterio que hayamos introducido, impresa o visualizada en pantalla. La variedad de formas en que se puede presentar la información es casi infinita.
Mediante un informe podemos mostrar la información en detalle, separada por grupos (por ejemplo los que pertenecen a cada provincia) con sus correspondientes totales, y dentro de ellos los sub-grupos correspondientes a las distintas localidades de cada provincia.

Fuentes:


Reflexión: 
Access 2007 es una herramienta para crear bases de datos, muy útil para cualquier empresa u organización. 
Lo primero que hicimos fue empezar a leer un poco sobre la herramienta para comprender de que se trataba y luego empezar a poner en práctica lo que vimos en la teoría  Creo que si no hubiésemos visto con anticipación algunos conceptos, hubiera sido muy difícil realizar la práctica.

3 comentarios:

  1. Muchas Gracias Brian!! Me alegro que te haya gustado! Saludos

    ResponderBorrar
  2. Ariana.. muy bonito tu post.. me encanta como lo diagramaste, y el contenido muy bueno tambien.. te felicito!!

    Saludos.. ile

    ResponderBorrar