Excel 2007- Práctica

Formato condicional

C34: El Formato Condicional es una herramienta muy útil como información gráfica adicional para los datos numéricos que están en celdas o en rangos. Este tipo de formatos tiene un comportamiento similar al de la función SI ya que otorga un formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condición. 

Los formatos condicionales mas novedosos son: 

• Barra de datos: es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero de la celdas.
• Escala de color: da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
• Conjunto de iconos: permite según el valor de una celda compararla con otro de referencia y añadirle un icono.

E1: Aplicar formato condicional a una tabla 

Debemos realizar previamente una tabla con datos o valores para luego aplicarle el formato condicional, el cual tiene por fin destacar o resaltar un conjunto de celdas o valores.

E2: Primero debemos ir a "Inicio"- "Formato condicional", donde mediante una lista desplegable nos muestra las diferentes opciones que nos brinda el programa, dependiendo de a que datos les estamos aplicando el formato va a variar en la elección. En la siguiente imagen muestro las opciones que estable el programa:

E3: Hay muchas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La Imagen 1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de iconos:

                                              (Imagen 1)

Opciones de formato condicional

Resaltar reglas de celdas:

Reglas superiores e inferiores:

Ejemplo:

Barra de datos: Esta es una interesante opción que da formato a las Tablas seleccionadas con barras de colores. El largo de la barra de datos representa el valor en la Celda. Entre más larga sea la barra, más alto será el volumen.

                                           

Escalas de color: Esta opción aplica a dos o tres grados de colores a la Celda. Sombras diferentes y colores representa valores específicos.

A continuación les dejo un ejemplo realizado con mi grupo sobre el tema tratado, donde se puede visualizar que elegimos para cada origen un color que los identifique y en los Km a recorrer lo graficamos con barras para que se aprecien rápidamente los recorridos. 

Comparto con ustedes un Vídeo tutorial que me gusto mucho y me fue muy útil,  espero que les sea sirva tanto como a mi.

                                    

Validación de Datos

C35: La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

E1: Crear validación de datos
Creamos una lista con los datos que queremos validar, por ejemplo mi lista va a ser:

E2: Luego creamos otra tabla para realizar la validación y hacemos clic en "Datos" y dentro de ella en "Herramientas de datos" y "Validación de datos".

Allí  nos saltara el siguiente cartel, el cual debemos completar con los datos que nos indica: 
En mi caso en la opción Permitir seleccione "Lista", en Origen se debe seleccionar los campos a validar, en mi ejemplo arrastre todos los productos. Una vez hecho este paso aparecerá una lista desplegable con las opciones.

                                        

E3: Después de haber realizado todos los pasos, vamos a comprobar en la tabla anteriormente creada si se realizo la validación. Introducimos valores o datos y la tabla aceptara o no los datos. 

Ejemplo de dato aceptado:

Ejemplo de dato rechazado:

El ejemplo realizado con mi grupo de validación y formato condicional es el siguiente:

Dato rechazado:

Dato aceptado:

Reflexión: El formato Condicional y Validación de Datos son herramientas muy utilizadas en Excel, la primera nos sirve para identificar de manera mas rápida la información, mediante la aplicacion de diferentes colores, barras, etc. y la validación nos ayuda a no introducir datos erróneos en por ejemplo una planilla.   

Fuentes:

http://office.microsoft.com/es-es/excel-help/aplicar-validacion-de-datos-a-celdas-HP010072600.aspx

http://hojasdecalculo.about.com/od/Privacidad_seguridad_en_Excel/a/Validaci-On-Datos-En-Excel.htm

Herramientas Básicas de Excel

¿Que es Excel?

Es una aplicación de tipo de hoja de calcula integrada en Micrisoft Office 2007. Se utiliza para:

• Estudiantes: Resolver tareas escolares y universitarias

• Profesionales: realizar balances, proyectos y comparaciones.

• Usuario en General: llevar gastos, efectuar presupuestos, planear vacaciones, deseñar cronogramas, generar diferentes tipos de gráficos y muchas posibilidades.

Tipos de Datos

Tipo de dato	Descripción
NÚMERO	Si todos los caracteres tecleados son números. Por defecto los números quedan alineados a la derecha. Si queremos que un número se comporte como un texto (teléfono, código postal, nif,...) antes de la primera cifra pulsamos la tecla "apóstrofo" (la de cierre de interrogación).
TEXTO	Si todos los caracteres tecleados son letras o aluno lo es. Por defecto Excel los textos los deja alineados a la izquierda.
FECHA	Cuando introducimos una "cadena" con formato fecha o lo indicamos expresamente con la opción [Formato de celda...]
FÓRMULA	Cuando comenzamos los caracteres de una celda con el signo "=" o el signo "+" y seguidamente escribimos una expresión de fórmula válida.

Visualización de los tipos de datos:

C32: Hojas iniciales

E1: Cantidad de Hojas en la pantalla

Sirve para seleccionar la cantidad de hojas con las que queremos trabajar, para eso debemos hacer clic en el boton "Inicio" y luego "Opciones de Excel". Se nos abre una ventana donde tenemos diferentes opciones, este ellas: "Incluir este numero de hojas" y elegimos la cantidad que queremos.

C33: Estilo de referencia.

E1: Como vimos anteriormente en excel se trabaja con filas y columnas, donde las filas se identifican con números y las columnas con letras, pero las mismas se pueden cambiar, para realizar esto se debe ir a "Inicio"- "Opciones de Excel" - "FORMULAS" y por ultimo "Estilos de Referencia F1C1" 

Reflexion: Excel es una herramienta muy utilizada en las organizaciones y para cualquier trabajo que tengamos que hacer, por eso su importancia. En el transcurso de este tiempo voy a ir publicando los conocimientos que voy adquiriendo, por el momento serán herramientas básicas.

Fuentes: 

http://3con14.info/i2011/contenidos/resumenes/70-tipos-de-datos-en-excel.html

- Lo que sé de Excel - 2007

En este post les voy a contar mis conocimientos básicos sobre Excel para luego compararlos con los conocimientos que iré adquiriendo en la cátedra de informática.

Les cuanto que no utilice mucho esta herramienta anteriormente, solo realice una serie de planillas sobre los post creados en los blogfolio por cada uno de los integrantes del grupo conformado en la cátedra de Informática.
En los cuales, las tablas debían contener: Titulo de cada post-  Cuando fue publicado, es decir, la fecha de publicación- Nombre de las competencias- cantidades de evidencias, errores- cantidad de comentarios- Reflexiones.

Ademas cuando realice mi pasantía en la escuela Almafuerte utilice la herramienta, pero solo para cargar datos de los productos en stock que poseía la escuela en la parte del comedor.   

Reflexión: 
Como verán mis conocimientos son muy pobres, por lo cual espero en el transcurso del tiempo que nos queda en la cátedra poder adquirir nuevas competencias para poder compartirlas con ustedes y que me sirva para otras materias y para futuros trabajos. 
Considero que es un programa muy utilizado y es por eso que voy a hacer un gran esfuerzo para comprender a utilizar sus herramientas. 

Caso Práctico - Cervecería Santa Fé -

C31: Caso práctico Cervecería Sta Fé

Hola! hoy compartiré con ustedes mis conocimientos sobre Access en base a un caso práctico propuesto por la cátedra.

La base de datos a realizar es para la Cervecería Santa Fé, la cual se dedica a la producción y comercialización de sus productos. Para ellos propongo la siguiente base de datos:

E1: Primero debemos pensar cuales van a ser las tablas que vamos a confeccionar y sus respectivos campos, en este caso serán:

Tabla de clientes, contiene campos: Nombre y apellido, domicilio, localidad, código postal, provincia, CUIL, condición frente al IVA, el vendedor asignado y una foto de identificación de la persona.
Tabla de vendedores: Apellido, Nombre, comisión por las ventas realizadas.
Tabla IVA: condiciones frente al IVA
Tabla Provincias: nombre de las provincias

Les dejo las imágenes con las 4 tablas que creamos con mis compañeros de grupo.

E2: Cargar Porcentaje en tabla Vendedor

Debemos cambiar la propiedad de los campos.

• Ingresar a la tabla vendedor.
• Seleccionar la Vista Diseño.
• Seleccionar tipo de dato "Número".

Luego modificamos las propiedades del campo:

• En Formato: Porcentaje
• Regla de Validación: Entre 0 y 1
• Requerido: SI
• Indexado: NO
• Alineación del texto: General

A continuación dejo una imagen de como se debe ver:

E3: Relaciones

E4: Cargar datos en Formularios
Cargamos los datos de por ejemplo cada cliente, uno por formulario.

E5: Consultas

En este caso, realizamos una consulta de clientes, como se puede visualizar en la siguiente imagen:

E6: Informes
Realizamos un informe, en el cual se muestran los datos de los clientes con sus vendedores.

Error 1: Habíamos realizado una tabla a parte para el porcentaje de comisión por vendedor.

Error 2: No habíamos creado la tabla "Provincia", y si los datos fuesen cargados por diferentes personas, seria muy complejo lograr que el ti-peo sea el mismo, por lo cual decidimos codificarlos.

D1: Al querer cargar el porcentaje, access nos mostraba el siguiente valor 0%, por lo que tuvimos que cambiarle las propiedades al campo.

D2: El tema de las relaciones es muy importante y es aquí donde nos surgió la dificultad de no saber como relacionar las tablas, ya que habíamos realizados las tablas necesarias para realizar la relaciones.

Reflexión: 

El trabajo de la cervecería Santa Fé me fue de mucha utilidad para poner en práctica los conocimientos adquiridos sobre Access, si bien ya habíamos realizado otro trabajo antes, con este logre entender mejor algunos conceptos que no tenía muy en claro. 

Por otro lado me gusto mucho trabajar con otros compañeros de la cátedra con quienes nunca había realizado actividades y con los cuales debatimos y expusimos nuestros conocimientos.