miércoles, 2 de octubre de 2013

Excel 2007

C36: Buscar v

La función BUSCARV en Excel nos permite buscar un valor dentro de un rango de datos, es decir, nos ayuda a obtener el valor de una tabla que coincide con el valor que estamos buscando.

E1: Aplicación Buscar V

Primero debemos realizar una tabla con datos, en mi ejemplo es Venta de Productos... donde realice la siguiente tablas:


A su vez tuve que hacer otra con los productos que vendo y su correspondiente precio:

Luego me posicione sobre "Total de Ventas" de la primera tabla y escribí la siguiente formula: 

Una vez realizado estos pasos, complete la primera tabla con las datos y cuando escribí la cantidad, solo me puso el Total de la venta.


C37: Función Promedio

La función PROMEDIO() sirve para obtener el promedio o media aritmética de un conjunto de valores. Como argumentos puede tener celdas individuales y/o rangos de celdas que tengan valores numéricos.
Básicamente, lo que hace es sumar todos los valores que le pasemos y los divide entre el conteo de los mismos.

Sintaxis:
Promedio=(number1, [number2],...)

La sintaxis de la función PROMEDIO tiene los siguientes argumentos:
número1 Obligatorio. El primer número, referencia de celda o rango para el que desea el promedio.
número2, ... Opcional. Números, referencias de celda o rangos adicionales para los que desea el promedio, hasta un máximo de 255.


E1: Primero debemos cargar los datos en una tabla, aquí les muestro un ejemplo simple:


E2: Aplicar función PROMEDIO
Nos posicionados en la celda donde queremos que nos aparezca el resultado y escribimos la siguiente función: =PROMEDIO(.....) y dentro de los paréntesis seleccionamos el conjunto de datos al cual queremos aplicarle la función.



Ejemplo:


C38: Función MIN:

E1: La función MIN en Excel nos devuelve el valor mínimo de un conjunto de valores. Los argumentos de la función MIN pueden ser los números, las celdas o los rangos que contienen los valores que deseamos evaluar.



  • Número1 (obligatorio): El primer número a considerar o la celda o rango que contiene los números. 
  • Número2 (opcional): El segundo número de la lista o la celda o rango que contiene valores adicionales a considerar.







Ejemplo:


C39: Función Max

E1: La función MAX en Excel es de gran ayuda siempre que necesitemos obtener el valor máximo de un conjunto de valores que puede ser una lista de números ubicados en uno o varios rangos de nuestra hoja de Excel.

Sintaxis de la función MAX:



  • Número1 (obligatorio): El primer número de la lista o el rango de celdas que contiene los números a evaluar. 
  • Número2 (opcional): El segundo número de la lista o un rango de celdas con números adicionales a incluir en la evaluación.



                                                          Ejemplo de las Notas de los chicos en la cátedra Informática:



C40: BUSCAR OBJETIVO

Buscar objetivo es una técnica utilizada para encontrar fácilmente el número que cumple las condiciones necesarias para alcanzar un objetivo.Esta herramienta te ayudará a hacer muchas pruebas de valores en una fórmula hasta encontrar el valor exacto que cumpla con las condiciones establecidas. Es decir, si sabemos el resultado de una fórmula, pero no estamos seguros del valor de uno de sus argumentos, entonces Buscar objetivo nos ayudará a probar diversos escenarios hasta encontrar el valor exacto que necesitamos.

E1: Por ejemplo, supongamos que tenemos el siguiente problema: Se quiere calcular el Descuento de la venta, teniendo como indicador, que el total de $150,00.


E2: Antes de utilizar la función debemos realizar una serie de cálculos previos:

Ahora si estamos en condiciones de utilizar la herramienta, nos dirigimos a la ficha "Datos" y luego:

Completemos con lo que nos solicita:



Es decir que en el siguiente expuesto el descuento sera del 45% y el valor total de $150.


C41: Complemento Solver

Solver forma parte de una serie de comandos a veces denominados herramientas de análisis Y si. Con Solver, puede encontrar un valor óptimo (mínimo o máximo) para una fórmula en una celda, denominada la celda objetivo, sujeta a restricciones o limitaciones en los valores de otras celdas de fórmula en una hoja de cálculo. 
Solver trabaja con un grupo de celdas llamadas celdas de variables de decisión, o simplemente celdas de variables, que participan en el cómputo de fórmulas en las celdas objetivo y de restricción. Solver ajusta los valores en las celdas de variables de decisión para cumplir con los límites en las celdas de restricción y producir el resultado deseado para la celda objetivo.

E1: Debemos confeccionar la tabla
Ejemplo:


E2: Con los datos que tenemos en la tabla debemos calcular los datos que están faltando, para ello utiliza las siguientes fórmulas:




E3: Aplicar las restricciones con el complemento Solver.Se desea que el Precio de Venta al Público sea de $4500 en vez de $5190, para realizar este paso debemos aplicar determinar restricciones a los precios de los productos.


Los datos ya están listos para utilizar Solver, así que debes ir a la ficha Datos y hacer clic en el comando Solver donde se mostrará el cuadro de diálogo Parámetros de Solver.

Una vez completada las restricciones, hacer clic en “Resolver” para modificar las celdas establecidas.

C42: Crear Macros

  • La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel.

    Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales podemos modificar posteriormente si tenemos conocimientos de programación.


    E1: Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña "Vista" y despliega el submenú Macros y dentro de este submenu seleccionar la opción Grabar macro.

  • Además de esta opción en el menú podemos encontrar las siguientes opciones:

    Ver Macros ==> Donde accedemos a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas ==> Con esta opción utilizaremos referencias relativas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada.



  • E2: Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que vemos es el cuadro de diálogo Grabar macro donde podemos dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). 


  • En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro.
  • En Descripción: podemos describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que creamos conveniente.
  • E3: Comenzar la grabación de la macro pulsamos el botón Aceptar y a continuación, si nos fijamos en la barra de estado, encontraremos este botón en la barra de estado barra estado grabado donde tenemos la opción de detener la grabación.


    A partir de entonces debemos realizar las acciones que queramos grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si seleccionamos alguna celda posteriormente, cuando ejecutemos la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango.

    Una vez concluidas las acciones que queremos grabar, presionamos sobre el botón Detener de la barra de estado, o accediendo al menú de Macros y haciendo clic en Detener grabación.

Reflexión: Estas herramientas son de mucha utilidad porque sirve para facilitar las tareas de las personas que se encuentran en áreas donde es necesario el manejo de mucha información, la cual es importante que sea confiable y este justo a tiempo para tomar decisiones. 

Fuentes:

viernes, 20 de septiembre de 2013

Excel 2007- Práctica

Formato condicional

C34: El Formato Condicional es una herramienta muy útil como información gráfica adicional para los datos numéricos que están en celdas o en rangos. Este tipo de formatos tiene un comportamiento similar al de la función SI ya que otorga un formato a una celda o rango, dependiendo del cumplimiento de una condición. 

Los formatos condicionales mas novedosos son: 
  • Barra de datos: es semejante a un gráfico de barras proporcional al numero de la celdas.
  • Escala de color: da un color a una celda, de acuerdo al valor de esta.
  • Conjunto de iconos: permite según el valor de una celda compararla con otro de referencia y añadirle un icono.
E1: Aplicar formato condicional a una tabla 

Debemos realizar previamente una tabla con datos o valores para luego aplicarle el formato condicional, el cual tiene por fin destacar o resaltar un conjunto de celdas o valores.

E2: Primero debemos ir a "Inicio"- "Formato condicional", donde mediante una lista desplegable nos muestra las diferentes opciones que nos brinda el programa, dependiendo de a que datos les estamos aplicando el formato va a variar en la elección. En la siguiente imagen muestro las opciones que estable el programa:




E3: Hay muchas opciones; entre ellas se pueden marcar celdas que cumplan con determinadas condiciones y dar colores a los números.
Se puede también aplicar mas de un formato a una celda, o sea, si una condición cambia el tamaño de la fuente de una celda y otra cambia el color del fondo, cuando se cumplan ambas condiciones , también se aplicaran ambos formatos.
La Imagen 1 que se ve a continuación contiene simultáneamente los formatos Barra de datos, Escala de colores y Conjunto de iconos:


                                              (Imagen 1)

Opciones de formato condicional

Resaltar reglas de celdas:

Reglas superiores e inferiores:

Ejemplo:



Barra de datos: Esta es una interesante opción que da formato a las Tablas seleccionadas con barras de colores. El largo de la barra de datos representa el valor en la Celda. Entre más larga sea la barra, más alto será el volumen.

                                           

Escalas de color: Esta opción aplica a dos o tres grados de colores a la Celda. Sombras diferentes y colores representa valores específicos.



A continuación les dejo un ejemplo realizado con mi grupo sobre el tema tratado, donde se puede visualizar que elegimos para cada origen un color que los identifique y en los Km a recorrer lo graficamos con barras para que se aprecien rápidamente los recorridos. 




Comparto con ustedes un Vídeo tutorial que me gusto mucho y me fue muy útil,  espero que les sea sirva tanto como a mi.

                                    


Validación de Datos

C35: La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

E1: Crear validación de datos
Creamos una lista con los datos que queremos validar, por ejemplo mi lista va a ser:



E2: Luego creamos otra tabla para realizar la validación y hacemos clic en "Datos" y dentro de ella en "Herramientas de datos" y "Validación de datos".


Allí  nos saltara el siguiente cartel, el cual debemos completar con los datos que nos indica: 
En mi caso en la opción Permitir seleccione "Lista", en Origen se debe seleccionar los campos a validar, en mi ejemplo arrastre todos los productos. Una vez hecho este paso aparecerá una lista desplegable con las opciones.

                                        



E3: Después de haber realizado todos los pasos, vamos a comprobar en la tabla anteriormente creada si se realizo la validación. Introducimos valores o datos y la tabla aceptara o no los datos. 

Ejemplo de dato aceptado:



Ejemplo de dato rechazado:



El ejemplo realizado con mi grupo de validación y formato condicional es el siguiente:

Dato rechazado:

Dato aceptado:

Reflexión: El formato Condicional y Validación de Datos son herramientas muy utilizadas en Excel, la primera nos sirve para identificar de manera mas rápida la información, mediante la aplicacion de diferentes colores, barras, etc. y la validación nos ayuda a no introducir datos erróneos en por ejemplo una planilla.   

Fuentes:
http://hojasdecalculo.about.com/od/Privacidad_seguridad_en_Excel/a/Validaci-On-Datos-En-Excel.htm

miércoles, 18 de septiembre de 2013

Herramientas Básicas de Excel

¿Que es Excel?

Es una aplicación de tipo de hoja de calcula integrada en Micrisoft Office 2007. Se utiliza para:

  • Estudiantes: Resolver tareas escolares y universitarias

  • Profesionales: realizar balances, proyectos y comparaciones.
  • Usuario en General: llevar gastos, efectuar presupuestos, planear vacaciones, deseñar cronogramas, generar diferentes tipos de gráficos y muchas posibilidades.


Tipos de Datos

Tipo de dato
Descripción
NÚMERO
Si todos los caracteres tecleados son números. Por defecto los números quedan alineados a la derecha. Si queremos que un número se comporte como un texto (teléfono, código postal, nif,...) antes de la primera cifra pulsamos la tecla "apóstrofo" (la de cierre de interrogación).
TEXTO
Si todos los caracteres tecleados son letras o aluno lo es. Por defecto Excel los textos los deja alineados a la izquierda.
FECHA
Cuando introducimos una "cadena" con formato fecha o lo indicamos expresamente con la opción [Formato de celda...]
FÓRMULA
Cuando comenzamos los caracteres de una celda con el signo "=" o el signo "+" y seguidamente escribimos una expresión de fórmula válida.


Visualización de los tipos de datos:



C32: Hojas iniciales


E1: Cantidad de Hojas en la pantalla

Sirve para seleccionar la cantidad de hojas con las que queremos trabajar, para eso debemos hacer clic en el boton "Inicio" y luego "Opciones de Excel". Se nos abre una ventana donde tenemos diferentes opciones, este ellas: "Incluir este numero de hojas" y elegimos la cantidad que queremos.



C33: Estilo de referencia.

E1: Como vimos anteriormente en excel se trabaja con filas y columnas, donde las filas se identifican con números y las columnas con letras, pero las mismas se pueden cambiar, para realizar esto se debe ir a "Inicio"- "Opciones de Excel" - "FORMULAS" y por ultimo "Estilos de Referencia F1C1" 



Reflexion: Excel es una herramienta muy utilizada en las organizaciones y para cualquier trabajo que tengamos que hacer, por eso su importancia. En el transcurso de este tiempo voy a ir publicando los conocimientos que voy adquiriendo, por el momento serán herramientas básicas.

Fuentes: 

lunes, 16 de septiembre de 2013

- Lo que sé de Excel - 2007

En este post les voy a contar mis conocimientos básicos sobre Excel para luego compararlos con los conocimientos que iré adquiriendo en la cátedra de informática.

Les cuanto que no utilice mucho esta herramienta anteriormente, solo realice una serie de planillas sobre los post creados en los blogfolio por cada uno de los integrantes del grupo conformado en la cátedra de Informática.
En los cuales, las tablas debían contener: Titulo de cada post-  Cuando fue publicado, es decir, la fecha de publicación- Nombre de las competencias- cantidades de evidencias, errores- cantidad de comentarios- Reflexiones.

Ademas cuando realice mi pasantía en la escuela Almafuerte utilice la herramienta, pero solo para cargar datos de los productos en stock que poseía la escuela en la parte del comedor.   

Reflexión: 
Como verán mis conocimientos son muy pobres, por lo cual espero en el transcurso del tiempo que nos queda en la cátedra poder adquirir nuevas competencias para poder compartirlas con ustedes y que me sirva para otras materias y para futuros trabajos. 
Considero que es un programa muy utilizado y es por eso que voy a hacer un gran esfuerzo para comprender a utilizar sus herramientas. 

domingo, 15 de septiembre de 2013

Caso Práctico - Cervecería Santa Fé -

C31: Caso práctico Cervecería Sta Fé

Hola! hoy compartiré con ustedes mis conocimientos sobre Access en base a un caso práctico propuesto por la cátedra.

La base de datos a realizar es para la Cervecería Santa Fé, la cual se dedica a la producción y comercialización de sus productos. Para ellos propongo la siguiente base de datos:

E1: Primero debemos pensar cuales van a ser las tablas que vamos a confeccionar y sus respectivos campos, en este caso serán:

Tabla de clientes, contiene campos: Nombre y apellido, domicilio, localidad, código postal, provincia, CUIL, condición frente al IVA, el vendedor asignado y una foto de identificación de la persona.
Tabla de vendedores: Apellido, Nombre, comisión por las ventas realizadas.
Tabla IVA: condiciones frente al IVA
Tabla Provincias: nombre de las provincias

Les dejo las imágenes con las 4 tablas que creamos con mis compañeros de grupo.





E2: Cargar Porcentaje en tabla Vendedor
Debemos cambiar la propiedad de los campos.
  • Ingresar a la tabla vendedor.
  • Seleccionar la Vista Diseño.
  • Seleccionar tipo de dato "Número".
Luego modificamos las propiedades del campo:
  • En Formato: Porcentaje
  • Regla de Validación: Entre 0 y 1
  • Requerido: SI
  • Indexado: NO
  • Alineación del texto: General
A continuación dejo una imagen de como se debe ver:



E3: Relaciones


E4: Cargar datos en Formularios

Cargamos los datos de por ejemplo cada cliente, uno por formulario.

E5: Consultas
En este caso, realizamos una consulta de clientes, como se puede visualizar en la siguiente imagen:



E6: Informes
Realizamos un informe, en el cual se muestran los datos de los clientes con sus vendedores.

Error 1: Habíamos realizado una tabla a parte para el porcentaje de comisión por vendedor.



Error 2: No habíamos creado la tabla "Provincia", y si los datos fuesen cargados por diferentes personas, seria muy complejo lograr que el ti-peo sea el mismo, por lo cual decidimos codificarlos.

D1: Al querer cargar el porcentaje, access nos mostraba el siguiente valor 0%, por lo que tuvimos que cambiarle las propiedades al campo.



D2: El tema de las relaciones es muy importante y es aquí donde nos surgió la dificultad de no saber como relacionar las tablas, ya que habíamos realizados las tablas necesarias para realizar la relaciones.

Reflexión: 
El trabajo de la cervecería Santa Fé me fue de mucha utilidad para poner en práctica los conocimientos adquiridos sobre Access, si bien ya habíamos realizado otro trabajo antes, con este logre entender mejor algunos conceptos que no tenía muy en claro. 
Por otro lado me gusto mucho trabajar con otros compañeros de la cátedra con quienes nunca había realizado actividades y con los cuales debatimos y expusimos nuestros conocimientos.